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大宗材料采购管理制度及流程

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大宗材料采购管理制度及流程

1、发布招标公告---在中国采购招标网上发布招标公告,招标公告应包括以下内容:

㈠招标人名称和地址

㈡招标依据

㈢招标物资名称、数量、技术规格、资金来源

㈣招标日期安排及招标文件收取的费用

㈤投标人资格要求及招标人联系方式等。

2、编制招标文件---设备物资部门是编制招标文件的牵头部门,工程、财务等相关部门参与,招标文件一般由以下基本内容构成:

㈠招标公告

㈡投标人须知(含开标日期、投标人资格、报价和投标保证金等对投标人的各项规定与要求)

㈢评标标准和评标方法

㈣技术条款(含技术标准、规格、使用要求以及图纸等)

㈤投标文件格式

㈥拟签订合同主要条款和合同格式

㈦附件和与其他要求投标人提供的材料。

3、发售招标文件

按照国家有关招投标法律规定,发售招标文件不得少于5天,招标文件开始发售之日起至投标人提交投标文件之日止不得少于20天发售招标文件的费用标准按招标人所在地物价部门有关规定执行,收取的费用必须上缴招标人单位账户,用于补偿招标文件印刷、邮寄以及评标等成本支出,做到收支明确。

4、招标文件的澄清与修改

招标文件发售后,如果发现有遗漏、差错或表述不清的地方,应当用书面形式或公告平台在提交投标文件截止时间至少15天前通知招标文件购买人,进行澄清与修改,不足15天的,应当顺延提交投标文件截止时间。

5、开标

招标人应当按照招标文件确定的时间和地点开标,开标时间和提交投标文件截止时间应为同一时间,不得擅自提前或拖后开标,更不能不开标就进行评标。如果招标人需要修改开标时间和地点,应以书面形式提前3天通知所有招标文件购买人如果是第一次招标的,投标人少于3个,不得开标,招标人应当重新招标开标由招标人主持,邀请所有投标人和有关方面如行政监督部门、纪检监察部门代表参加,对开标程序进行监督。开标的程序和内容包括:

㈠由投标人推选的代表当众检查投标文件密封情况

㈡招标人或招标代理机构工作人员当众拆封所有投标文件

㈢招标人或招标代理机构工作人员进行唱标,宣读投标人名称、投标价格、是否已交投标保证金等

㈣招标人或招标代理机构工作人员当场制作开标记录,记录开标时间、地点、投标文件密封情况、报价、投标保证金等情况,并由主持人、唱标人、投标人、监督人等签字确认。

6、评标委员会

评标委员会人数为奇数,不少于5人,设备物资、工程、安质、成本、财务部等部门负责人以及分管领导等人员参加。评标活动必须遵循“公平、公正、科学、择优”的原则。评标过程中,评标人员应依法保密、独立评审,评标人员应关闭手提电话,不得私下接触投标人代表和在未确定中标人之前向外透露有关评标情况。评标委员会之外的任何单位和个人不得干预或影响、改变评标过程和结果。

7、评标方法及程序

㈠物资采购招标的评标办法采用经评审的最低投标价法,即是经评审的最低投标价的投标,应当推荐为中标候选人

㈡评标程序分为:形式评审、资格评审、商务评审和技术评审(插入招标文件实例:项目财务人员作为评标人员在评标过程中,对形式、资格、商务及技术评审,主要审核供应商的营业执照、近两年财务状况、业绩和履约记录、投标保证金、财务审计报告、付款条件及结算等方面内容)

㈢下列情形之一者,投标文件将被视为无效,即废标:

1、投标书未按招标文件规定密封、签字、盖章的

2、投标书内容不全,字迹模糊,难以辨认,或未按照规定填写的

3、未按招标文件要求提交投标保证金的

4、投标物资主要技术指标和性能不能满足招标文件要求,或者投标报价明显高于市场价或明显低于成本价的

5、投标人相互串通报价、弄虚作假或者与招标人串通投标以及有其它不当行为的

6、投标文件出现其他重大漏项的。

㈣有下列情形之一者,必须重新招标:

1、提交投标文件的投标人少于三个的

2、评标委员会对所有投标作废标处理的

3、评标委员会对一部分投标作废标处理后,其他有效投标不足三个使得投标明显缺乏竞争,决定否决全部投标的。

8、定标和评标报告

㈠由评标委员会填写物资集中招标采购中标推荐表

评标委员会完成评标后,应当向招标人提出书面评标报告,评标报告应当由评标委员会全体成员签字。

㈡经评标委员会推荐的中标单位,应当在中国招标与采购网上进行公示,公示至少3天。公示无异议后,B类物资采购的中标单位,由集团公司设备物资部审核确定,C类物资采购的中标单位由工程公司审核确定。

㈢公示结束,确定中标人后,招标人应向中标人发出中标通知书,告知中标人中标的结果,并同时将中标结果通知未中标的投标人。

9、签订合同---招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起30天内,按照中标文件和中标人的投标文件签订合同